PAIE - Calcul d'effectif des salariés Actualités

1/ Pourquoi déclarer l'effectif de votre entreprise ?

L'effectif de votre entreprise permet notamment de déterminer :

La périodicité et l’exigibilité des déclarations et des versements à la MSA ;
Les contributions que vous devez acquitter (Fnal, versement transport…) ;
La possibilité de bénéficier de certains dispositifs d’exonération liés à l’effectif (déduction TEPA, forfait social sur les contributions patronales de prévoyance de 8%...).

2/ Comment se détermine l'effectif de votre entreprise ?

Cas général

L'effectif salarié annuel est apprécié au niveau de l'entreprise, tous établissements confondus. Il est égal à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente.

Les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne doivent pas être pris en compte dans ce décompte.

Cas particuliers

En cas de création d’un premier emploi salarié, l’effectif à prendre en compte :

Pour l’année de création : correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois au cours duquel a été réalisé ce premier emploi ;
Pour les années suivantes : se détermine selon les règles de droit commun citées ci-dessus.

En cas de transfert d’entreprise (vente, fusion…), l’effectif à prendre en compte :

Pour l’année au cours de laquelle sont transférés les contrats de travail : est celui présent le dernier jour du mois civil au cours duquel a été réalisé le transfert des contrats de travail ;
Pour les années suivantes : est apprécié dans les conditions de droit commun citées ci-dessus.

3/ Quelles sont les personnes prises en compte dans l’effectif ?

Les personnes incluses dans l'effectif de l'entreprise :

Les salariés titulaires d'un contrat de travail qui les lient directement à l’employeur ;
Les salariés qui relèvent du régime de l’assurance chômage ;
Les mandataires sociaux de sociétés agricoles assimilés à des salariés au regard du régime de protection sociale (présidents du conseil d’administration, présidents-directeurs généraux, directeurs généraux…).

Cas particulier

Les salariés mis à disposition d’une entreprise utilisatrice ne seront comptabilisés ni dans l’effectif du groupement d’employeurs (sauf pour la tarification AT/MP) ni dans celui de l’entreprise utilisatrice.

Les salariés mis à disposition d’une entreprise utilisatrice :

Ne seront pas comptabilisés dans l’effectif du groupement d’employeurs (sauf pour la tarification AT/MP) ;
Ne seront pas comptabilisés dans l’effectif de l’entreprise d’accueil.

L’effectif d’une entreprise de travail temporaire (ETT), d’une entreprise de portage salarial ou d’un groupement d’employeurs prend donc en compte :

tous les salariés permanents ;
tous les salariés qui ont été liés à la structure par un contrat de mission au cours de l’année.

Faut-il tenir compte des apprentis dans le calcul de l'effectif ?

Les apprentis sont exclus des calculs d’effectif en droit de la sécurité sociale, sauf pour la tarification de la cotisation accidents du travail, ainsi qu'en droit du travail (c. trav. art. L. 1111-3 ; c. séc. soc. art. R. 130-1, III).

Cette exclusion s’applique soit pendant la durée du contrat (apprentissage en CDD), soit pendant la durée de l’apprentissage (contrat conclu en CDI).

Les personnes exclues des effectifs :

Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure (voir cas particulier ci-dessus) ;
Les salariés titulaires d’un CDD et les salariés temporaires lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation ;
Les mandataires ;
Les apprentis (sont exclus des calculs d’effectif en droit de la sécurité sociale, sauf pour la tarification de la cotisation accidents du travail, ainsi qu'en droit du travail (c. trav. art. L. 1111-3 ; c. séc. soc. art. R. 130-1, III). Cette exclusion s’applique soit pendant la durée du contrat (apprentissage en CDD), soit pendant la durée de l’apprentissage (contrat conclu en CDI) ;
Les titulaires de contrat initiative emploi (CIE) et de contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE) pendant la durée d’attribution de l’aide financière ;
Les titulaires d'un contrat de professionnalisation jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée ou jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée ;
Les titulaires d'un contrat de soutien et d'aide par le travail
les stagiaires ;
Les volontaires en service civique.

4/ Comment les personnes sont-elles prises en compte dans l'effectif ?

Un salarié à temps plein est pris en compte intégralement pour le décompte des effectifs.

Un salarié à temps partiel est pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale (ou conventionnelle) du travail.

Par ailleurs, en cas d’embauche ou de départ en cours de mois, les personnes sont décomptées dans l’effectif de l’entreprise à due proportion du nombre de jours du mois pendant lequel les personnes sont employées.

Exemple

Un salarié intègre l’entreprise le 20 septembre.
S’il est à temps plein, il est comptabilisé pour (10 jours / 30 jours) x 1, soit 0,33.
S’il est à temps partiel à 24 heures mensuelles dans une entreprise aux 35 heures, il est comptabilisé pour le mois pour : (24 heures / 35 heures) x (10 jours / 30 jours), soit 0,23.

5/ A partir de quand le franchissement de seuil produit ses effets ?

A compter du 1er janvier 2020, le franchissement à la hausse d’un seuil d’effectif salarié est pris en compte lorsque ce seuil a été atteint ou dépassé pendant cinq années civiles consécutives.

A noter :

Cette neutralisation ne s’applique pas aux créations d’entreprise avec d’emblée un effectif supérieur au seuil, la condition de franchissement à la hausse n’étant, dans ce cas, pas respectée.

En cas de franchissement à la baisse d’un seuil d’effectif, l’employeur ne sera plus soumis à l’obligation applicable aux entreprises dont l'effectif excède ce seuil, dès l'année au titre de laquelle cet effectif est applicable.

En cas de nouveau franchissement à la hausse de ce seuil, l’employeur bénéficiera à nouveau de la période de neutralisation de 5 ans.

Exemple :

En 2020, une entreprise de 10 salariés bénéficie d’une exemption de forfait social (contribution due par les entreprises de 11 salariés et plus) sur les contributions qu’elle verse au bénéfice de ses salariés pour le financement de prestations complémentaires de prévoyance.
Son effectif augmente à 11 salariés au 1er janvier de l’année suivante. L’entreprise continue à bénéficier de l’exemption.
Son effectif reste maintenu à 11 salariés jusqu’au 1er janvier 2026. L’entreprise ne peut plus bénéficier de l’exemption à compter de cette date.
L’effectif de l’entreprise repasse à 10 salariés le 1er juillet 2026. L’entreprise peut à nouveau bénéficier de l’exemption.

A noter :

Ce nouveau dispositif ne sera pas applicable aux entreprises dont l’effectif est, au 1er janvier 2020, supérieur ou égal à un seuil et qui étaient soumises, au titre de l’année 2019, aux dispositions applicables dans le cas d’un effectif supérieur ou égal à ce seuil.
Par ailleurs, les entreprises qui bénéficieront au 31 décembre 2019 de dispositifs spécifiques de franchissement de seuils prévus pour certaines contributions et exonérations pourront continuer à les appliquer jusqu’à leur terme.

Sources

Code de la sécurité sociale, articles L. 130-1 et R. 130-1
Loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises, article 11
Décret n° 2019-1586 du 31 décembre 2019 relatif aux seuils d'effectif article 1
Bulletin officiel de la sécurité sociale - Règles d’assujettissement - Effectif