Registre unique du personnel

RH - Registre unique de personnel

RH - Registre unique de personnel

Effectuer les formalités liées à l’embauche: le registre unique du personnel

A l’embauche d’un salarié un certain nombre de démarches sont obligatoires. L’une d’elle consiste à renseigner le registre unique du personnel.

Cette obligation s'impose à tout employeur de droit privé employant des salariés dès l'embauche du premier salarié et ce dès son arrivée dans l’entreprise (soit au début de la période d'essai s'il y en a une de prévue).

Le registre unique du personnel concerne tout salarié de l'entreprise, quel que soit son contrat de travail ou son statut : CDI, CDD, apprentis, travailleurs à temps partiel, travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, travailleurs intérimaires, contrats aidés, travailleurs étrangers…

Le registre du personnel doit contenir les informations suivantes, inscrites de manière indélébile et par ordre chronologique d'embauche :

  • nom et prénoms, nationalité et sexe de chaque salarié ;
  • emploi et qualification ;
  • nature du contrat (CDD, travail à temps partiel, apprentissage ou contrat de professionnalisation).
  • date d'entrée et, le cas échéant, date de sortie de l'établissement ;
  • Le registre doit aussi indiquer, lorsqu'il s'agit : d'un travailleur temporaire : la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ;
  • d'un travailleur mis à disposition par un groupement d'employeurs : la mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » et la dénomination et l'adresse de celui-ci. 


Par ailleurs il existe des spécificités pour les travailleurs étrangers et les stagiaires (nous consulter pour plus d’informations).

Le registre unique du personnel peut être tenu sur tout type de support (papier ou informatique). Le support papier (classeur, cahier...) peut être remplacé par d'autres moyens, notamment informatiques, sous réserve d'offrir des garanties de contrôle équivalentes. 

Il doit être constamment tenu à la disposition du CSE et des inspecteurs du travail. 

Les informations contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement.

Ci-dessous un exemple de registre unique du personnel.

Pour toute information complémentaire contactez le Service Juridique Emploi de la FDSEA 21.